RADARJABAR.ID, - Pemerintah Kota (Pemkot) Bogor melalui Dinas Arsip dan Perpustakaan (Diarpus) mendorong para Organisasi Perangkat Daerah (OPD) untuk lebih jeli dalam mengelola arsip.
Hal itu dibuktikan dengan menggelar kegiatan 'Sosialisasi Pengawasan Kearsipan Nasional Tahun 2023 dan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 83 Tahun 2022 Tentang Kode Klasifikasi Arsip di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah' di salah satu hotel pada Selasa, 21 Maret 2023.
"Ini suatu hal yg penting kita lakukan yg dihadiri oleh semua skretaris perangkat daerah dan sekretaris kecamatan karena sekretaris fungsi dan tupoksinya kan mengelola arsip membawahi tentang penataan arsip di instansinya masing-masing," kata Sekretaris Daerah (Sekda) Kota Bogor, Syarifah Sofiah usai menghadiri acara tersebut.
Dirinya menekankan, agar Diarpus dalam hal ini sebagai leading sektor dapat berperan dalam tata kelola dan memonitoring penataan arsip diseluruh OPD di lingkungan Pemkot Bogor.
"Karena kita ingin merapihkan arsip, termasuk sudah memilai untuk beralih ke arsip digital," dorongnya.
Menurutnya, selain data penyimpanan menjadi lebih tertata, banyak keutamaan dan keuntungan dari arsip digital. Selain itu, tentu memudahkan untuk membantu penelusuran sejumlah arsip yang dibutuhkan.
Kemudian, sambung dia, melalui percepatan penggunaan arsip digital dinilai sebagai salah satu indikator reformasi birokrasi.
Ia mengaku, tahun 2002 silam, Diarpus Kota Bigor sudah mendapat predikat A untuk pengawasan arsip. Meski begitu, lanjut dia, perlu ada peningkatan dalam membenahi sistem yang sudah dijalankan saat ini termasuk sumber daya manusia (SDM).
"Karena SDM juga kita masih kekurangan. Sejauh ini ada sembilan, karena idelanya di setiap dinas ada satu, kita baru punya satu arsiparis di perangkat daerah dan sembilan di dinas arsip," terangnya.
Syarifah menyadari, bahwasanya kondisi sarana prasarana yang ada dimasing-masing Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) menjadi tolak ukur dalam faktor penataan arsip. Lahan yang terbatas, menjadi salah satu alasan sulitnya mencari ruang untuk penyimpanan arsip dinamis.
"Makanya itu salah satu untuk antisipasi itu solusinya harus mulai digital dan harus ada penyusutan arsip harus terus dilakukan," dorongnya.
Kepala Diarpus Kota Bogor, Rudiyana menambahkan, pemerintah pusat dalam hal itu sudah mengeluarkan regulasi melalui Aplikasi Srikandi atau Sistem Kearsipan Dinamis Terintegrasi.
"Ternyata lingkupnya itu bukan hanya pemerintah daerah, tapi ada kementerian semua termasuk lembaga negara, lembaga kementerian, lembaga pemerintahan dan non pemerintahan termasuk Kementerian BUMN dan BUMD di dalam satu aplikasi tersebut," urainya.
"Nah ini yang sedang coba kita diskusikan di acara ini, karena memang tadi sesuai araha Bu Sekda juga, kalau bisa secara online (Pengelolaan Arsip)," imbuhnya.
Ia memaparkan, untuk saat ini tata naskah di seluruh OPD sudah menerapkan digitalisasi. Dengan begitu, pihaknya menginginkan adanya upaya yang terintegrasi seperti Srikandi tersebut.